Come farsi rimborsare le spese?

Ottenere un’agevolazione pubblica, soprattutto quelle in forma di contributo diretto, non significa purtroppo ricevere subito l’intero importo concesso, tantomeno riceverlo senza condizioni. Quando un bando impone la presentazione e successiva esecuzione di un progetto, bisogna provare di aver portato a termine quanto inizialmente “promesso” all’ente che eroga il contributo. Nella maggioranza dei casi tale contributo viene infatti erogato solo a rimborso delle spese sostenute, quindi l’impresa deve anticipare i costi del progetto. Inoltre, la sovvenzione viene versata solo dopo il controllo previsto sulle singole spese, che devono essere formalmente dichiarate ammissibili a rimborso. L’impresa deve quindi procedere alla rendicontazione delle spese del progetto finanziato.

Cos’è la rendicontazione?

Si definisce rendicontazione la fase di produzione e presentazione di tutta la documentazione che riguarda l’attività svolta, con la quale l’azienda chiede il riconoscimento delle spese sostenute nell’ambito delle iniziative finanziate. Un’attenta rendicontazione è indispensabile perché il contributo richiesto possa essere erogato (o perché, una volta erogato, non venga revocato). Un requisito molto importante della rendicontazione delle spese è quello della coerenza: le spese effettuate devono apparire congrue rispetto al piano approvato dall’ente che eroga il contributo.

Molte imprese si preoccupano della fase di rendicontazione solo una volta terminato il progetto. Come vedremo meglio nelle righe che seguono, però, questa non è da considerare una buona prassi. Anzi, è importante conoscere subito quali sono i requisiti delle spese ammissibili, in modo da non trovarsi in situazioni difficilmente rimediabili una volta che si presentano: se si effettua un pagamento non ammissibile, oltre i soldi del rimborso si rischia di perdere la liquidità necessaria a sostenere la altre spese di progetto! È meglio quindi tener conto della rendicontazione parallelamente all’esecuzione del progetto, e non solo al termine.

I criteri di rendicontazione

Nonostante la rendicontazione necessiti una buona dose di precisione, non abbiate paura: in questo articolo vi spieghiamo quali sono i principi generali di una buona rendicontazione, ovvero i criteri standard di ammissione delle spese, che valgono – con rarissime eccezioni – per tutti i tipi di bandi che impongono il rispetto di un piano di spesa approvato al momento dell’ammissione al contributo. Si tratta quindi di una guida che vi sarà utile ogni volta che dovrete avviare un progetto finanziato (anche in parte) con contributi pubblici.

Eleggibilità

Per essere ammesse a rimborso, le spese devono essere eleggibili, cioè finanziariamente sostenute nel cosiddetto “periodo di eleggibilità” definito dal bando e devono essere riferite a beni e/o servizi acquistati e fatturati nello stesso periodo. Pertanto, una spesa è da ritenersi ammissibile se è stata sostenuta e la relativa attività realizzata nell’intervallo compreso tra i limiti temporali del bando, ossia da una parte la data di avvio indicata nel bando o comunicata con la concessione del contributo, e dall’altra la chiusura prevista del progetto (comunque entro la data stabilita da eventuali proroghe). Per fare un esempio, se il termine di un progetto è il 30 novembre, non verranno ammessi a rimborso i costi per attività svolte entro il 30 novembre, ma fatturate e pagate a dicembre. Allo stesso modo, non saranno ritenuti ammissibili gli importi a titolo di acconto, anche se pagati entro il 30 novembre, se poi le attività vengono eseguite successivamente.

Competenza finanziaria

Il principio della competenza finanziaria comporta che gli importi corrispondenti a delle spese possono essere registrati nelle scritture contabili, solo quando tali spese siano state effettivamente sostenute. Ciò significa che le spese ammissibili sono solo quelle che corrispondono a pagamenti già eseguiti, con una effettiva uscita monetaria o bancaria, e non quelle per cui l’impresa ha assunto solamente degli impegni di spesa. Ad esempio, un ordine di pagamento (come un ordine di bonifico) non realizza la condizione fino al momento in cui il pagamento non viene realmente effettuato con addebito in banca. Questo criterio, insieme al precedente di eleggibilità, può sembrare banale e di facile applicazione. La criticità si manifesta se però, per qualsiasi motivo, alcune attività subiscono dei ritardi e si arriva a ridosso della scadenza del progetto, per cui si rischia di pagare alcune fatture negli ultimi giorni di progetto. In questo caso bisogna fare molta attenzione, perché i principi di eleggibilità e competenza finanziaria vengono considerati insieme, come tutti gli altri che vedremo in seguito, e quindi bisogna tenere conto delle tempistiche di addebito in banca. Questo che vuol dire? Facciamo un esempio pratico: per un progetto che ha data di chiusura domenica 05/01/2020 viene effettuato un bonifico venerdì 03/01/2020. A meno che non si utilizzi un bonifico istantaneo, la spesa viene addebitata nel c/c martedì 07/01/2020 (contando solo i giorni lavorativi, perché il 6 gennaio è festivo!): in questo caso la spesa non risulta ammissibile.

Tracciabilità delle spese e conto dedicato

Per il principio della tracciabilità dei flussi finanziari, tutti i pagamenti devono risultare in maniera non equivoca da documenti che le attestano, e deve essere sempre e facilmente individuabile il soggetto che paga (impresa beneficiaria) e quello che riceve il pagamento (fornitore). I pagamenti in contanti non rispettano questi criteri, quindi solitamente non sono ammessi, proprio perché non se ne può provare l’uscita di cassa. Per le spese da rendicontare, si deve quindi usare il bonifico bancario come mezzo di pagamento principale. Spesso è inoltre richiesto l’utilizzo di un conto corrente dedicato, da usare per tutti i costi relativi allo svolgimento del progetto finanziato. Si deve trattare di un conto intestato all’impresa, non ai soci o all’amministratore. Può essere utilizzato per sostenere anche spese che non riguardano il progetto, l’importante è che da lì siano pagati tutti gli importi rendicontati.

Prova della spesa

Principio molto legato alla tracciabilità e immediata riconducibilità dei pagamenti alle fatture incluse nel rendiconto: perché possa essere chiesto il rimborso delle spese sostenute è necessario provare che l’importo sia stato pagato per le effettive fatture rendicontate.
I pagamenti devono quindi essere provati dalla copia dell’estratto conto corrente dedicato, dal quale possano essere desunti inoltre tutti gli elementi che consentano di verificare l’ammissibilità della spesa (data, beneficiario, numero e data della fattura saldata, ecc.).

In aggiunta, di solito viene richiesta copia dei mandati di pagamento eseguiti (mentre per contro non è in genere considerata sufficiente la stampa dell’inserimento dell’ordine sui sistemi di home banking), o altra documentazione prodotta dall’istituto bancario, come la quietanza apposta direttamente sul mandato di pagamento, ricevute bancarie o contabili bancarie, attestanti il trasferimento finanziario.

Inerenza

Le spese ammissibili alle richieste di rimborso sono solo quelle strettamente connesse e funzionali (cioè inerenti) allo svolgimento del progetto finanziato, e che quindi concorrono al raggiungimento dei suoi obiettivi. I costi sostenuti cioè devono riferirsi in modo specifico alla realizzazione dell’intervento approvato. Per il rispetto di questo criterio, in molti bandi è previsto l’obbligo di inserire diciture obbligatorie in tutti i documenti da produrre per la rendicontazione, in modo che siano inequivocabilmente riconducibili alla richiesta di contributo. Spesso quindi, sia nei documenti di spesa (cioè fatture, ricevute, buste paga) che in quelli di pagamento (cioè nella causale dei bonifici) deve essere obbligatoriamente inserito il CUP (Codice Univoco Progetto) dato dal bando. Il CUP viene fornito dall’ente erogatore del contributo nelle fasi di ammissione del progetto, e, essendo un codice univoco, consente di ricondurre le spese con quel riferimento allo specifico progetto finanziato.

Divieto di cointeressenza

Nel rispetto delle limitazioni che la normativa prevede in generale per le situazioni di conflitto di interessi, anche in materia di finanza agevolata sussistono delle limitazioni alle spese ammissibili.
Si parla, in questo caso, di un principio chiamato divieto di cointeressenza, in cui per cointeressenza si intende una situazione di compartecipazione all’interesse o utile di un affare o di un’azienda.
Secondo questo criterio non sono rimborsabili le spese, di qualsiasi natura, effettuate dall’impresa beneficiaria a vantaggio di soggetti che vi rivestono cariche sociali o che, più in generale, partecipino in qualche modo agli utili o agli interessi della società.
Questo vuol dire che non è possibile ammettere a rendiconto spese per acquisto di beni/servizi nei confronti di soci e amministratori, e neanche verso parenti e affini degli stessi.
Lo stesso divieto opera nel caso il socio in questione sia una persona giuridica: una società di capitali non può rendicontare spese verso altre società che possiedono una quota rilevante del capitale sociale, oppure verso società di cui esse detengono partecipazioni. In generale per quota rilevante si intende almeno il 20%, ma non tutti i bandi stabiliscono questa soglia: ne parliamo nell’articolo di approfondimento specifico sulle situazioni di cointeressenza (inserire link).
La cointeressenza tra due società esiste anche nella situazione denominata “controllo per tramite di persone fisiche”, per cui la compagine sociale dell’una è sostanzialmente coincidente con quella dell’altra.

Facciamo un esempio.

Le partecipazioni della società GAMMA SRL sono detenute da tre persone fisiche, secondo le seguenti quote.

DELTA SRL ha anch’essa tre soci persone fisiche, che sono i seguenti.

Tra le due aziende non c’è una situazione di cointeressenza diretta, poichè GAMMA SRL non ha partecipazioni in DELTA SRL e viceversa. Guardando la compagine sociale, però, si nota che le aziende sono di fatto controllate dalle stesse due persone: Francesca Da Vinci e Federica Biasi possiedono complessivamente sia il 70% di GAMMA, sia il 70% di DELTA. In questa situazione si ha cointeressenza per controllo tramite persone fisiche, e, nel caso di bandi per contributi pubblici, le spese per acquisto di beni o servizi tra le due aziende non vengono ammesse a rimborso da parte dell’ente erogatore.

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