Per il piano di spesa, dovrai fare molta attenzione ad effettuare una stima dei costi del progetto che sia la più corretta possibile.
A tal fine, è meglio scrivere il piano di spesa avendo già ricevuto preventivi di fornitori e consulenti esterni. Per il costo del personale, puoi invece basarti sulle retribuzioni previste dai contratti collettivi nazionali, a seconda del ruolo e dell’inquadramento delle figure che serviranno per il progetto. Spesso alcuni bandi, come Smart & Start o progetti di R&S nazionali, utilizzano addirittura dei costi orari standard, che facilitano il calcolo del budget da dedicare alle risorse interne. È importante quindi anche la coerenza tra le attività previste e la quantità di lavoro necessaria per raggiungere i risultati, espressa come tempo dedicato al progetto, quindi part-time o full-time.
Una sovrastima dei costi in fase di scrittura della domanda potrebbe portare al taglio di alcune spese, se giudicate troppo elevate per il raggiungimento dei risultati promessi. In ogni caso, dopo il sostenimento delle spese, se esse non raggiungono il budget previsto il contributo verrà riconosciuto solo per la parte di costo effettivamente sostenuto.
Anche la sottostima dei costi è molto pericolosa: una volta approvato il progetto, il contributo viene erogato solo fino all’importo massimo dichiarato nel piano di spesa, per cui se la tua impresa deve sostenere costi aggiuntivi rispetto a quelli previsti, l’intera eccedenza rimane a suo carico e non è agevolata dalla stessa percentuale di contribuzione pubblica.

Un contributo a fondo perduto viene erogato per l’importo massimo tra:
la percentuale finanziata delle spese sostenute, e quello approvato in fase di valutazione del progetto.