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Come scrivere un business plan efficace

A cosa serve il Business Plan?

Spesso, per ottenere un contributo a fondo perduto o un finanziamento agevolato è richiesta la presentazione di un business plan, tramite il quale il progetto viene valutato per decidere se è meritevole o no di ammissione al bando.
In questo documento, devi descrivere il tuo progetto a 360 gradi: il punto di partenza (cioè la tua impresa, il tuo prodotto, il tuo mercato), gli obiettivi del progetto e tutte le attività che ti permetteranno di raggiungerli. Di ogni attività, poi, dovrai indicare tempistiche, costi e risultati attesi.
Oltre quella più descrittiva, un’altra parte importante del business plan è rappresentata dal piano finanziario, in cui devi riassumere numericamente, in termini di costi e ricavi, l’impatto del progetto sull’andamento dell’impresa.
Come redigere efficacemente il business plan del tuo progetto per avere maggiori possibilità di ottenere l’agevolazione?
In questo articolo ti diamo alcuni consigli pratici, che si adattano al tipo di business plan richiesto dalle principali misure di agevolazione pubblica.

Scrivi in modo semplice e chiaro.

A seconda del bando specifico, potrai trovarti davanti ad un business plan senza alcun vincolo in termini di lunghezza del documento, oppure potresti avere un limite di caratteri per ogni paragrafo. In entrambi i casi, il consiglio è di utilizzare un linguaggio chiaro e scorrevole. Evita le frasi troppo lunghe e articolate, che fanno perdere facilmente il filo del discorso.
Ricordati che tu conosci perfettamente la tua impresa e il tuo progetto, ma chi leggerà il business plan, e dovrà valutarlo, non verrà a chiederti “cosa intendi qui dove scrivi…?”. È importante, quindi, non dare nulla per scontato ed elencare tutti gli elementi chiave del tuo piano di impresa.
Prima di presentarlo per l’ammissione al bando, fai leggere il business plan a persone diverse, per raccogliere feedback, capire se ci sono parti da migliorare e se gli elementi e i passaggi importanti del documento sono chiari e comprensibili per chi legge.

Rispondi a ciò che ti viene chiesto

Soprattutto se hai un limite di caratteri da rispettare, a prima vista lo spazio a disposizione potrebbe sembrarti sufficiente, ma ti accorgerai presto che non basta per ogni dettaglio. Devi concentrarti sui punti più importanti, che rispondono ai criteri di valutazione, senza argomentazioni non pertinenti.
Una tecnica efficace, in questo senso, è quella di iniziare a rispondere alle domande dei paragrafi buttando giù un elenco puntato, che consente di fare una prima distinzione tra concetti fondamentali e non. Quando hai deciso i punti da trattare in ogni paragrafo, allora puoi ampliarli in un testo più discorsivo, fino al limite di caratteri concesso. Tale limite, in ogni caso, non rappresenta un obbligo: non sforzarti di aggiungere concetti non necessari per arrivarci!

Non arrampicarti sugli specchi

Il business plan è un documento che indaga tutti gli aspetti utili alla valutazione del tuo progetto. Se alcuni di questi aspetti, però, non sono elementi-chiave della tua realtà imprenditoriale, non devi per forza “inventare qualcosa” e scrivere un intero paragrafo sull’argomento. Un esempio molto comune è quello dell’impatto sociale o ambientale, a cui viene dedicata una sezione in quasi tutti i business plan. L’impatto sociale o ambientale di un progetto è importante e per molte imprese è un fattore che contribuisce a definire la vision aziendale. Verifica però se si tratti del focus principale del bando a cui vuoi partecipare, o se costituisce solo un elemento aggiuntivo rispetto ai criteri di ammissione. Se nel progetto non c’è un’innovazione direttamente collegata a questi aspetti, come la riduzione di sprechi o un nuovo processo produttivo più ecologico, non forzare improbabili correlazioni: il tuo business plan rischia di perdere credibilità.

Non contraddirti

La coerenza è una caratteristica fondamentale nel business plan. Gli obiettivi del progetto devono essere in linea con le attività che prevedi per raggiungerli e il piano di investimenti, di conseguenza, deve essere coerente alle attività che descrivi. Un esempio: se nella parte descrittiva del business plan scrivi che per attuare il tuo progetto serve personale aggiuntivo e poi presenti un budget senza costi di personale, questo viene considerato incoerente con gli obiettivi del progetto. Devi assicurarti che tutte le parti del business plan siano ben allineate e descrivano un piano coeso, logico e conforme agli obiettivi dichiarati.

Sii realistico nelle previsioni dei ricavi

Se hai una startup, o comunque partecipi ad un bando che punta ad accelerare lo sviluppo e la crescita delle aziende, uno degli elementi di valutazione del tuo progetto sarà la sostenibilità economica nel lungo periodo (di solito, almeno per i 3-4 anni successivi all’inizio del progetto).
Le previsioni di forte crescita dei ricavi sono un punto molto favorevole, ma devono essere realistiche.
Esempio classico: se il progetto punta a creare un nuovo prodotto in 12 mesi, non puoi avere nessun fatturato derivante dalla vendita di quel prodotto nel primo anno. I ricavi inizieranno ad arrivare solo nel secondo, e inoltre dovranno essere sostenuti da un’adeguata strategia commerciale.
Nei prospetti finanziari, dovrai dimostrare la sostenibilità del tuo modello di business, ma sempre partendo da dati dimostrabili o attendibili: dati di mercato, oppure – meglio ancora – le metriche da te raccolte in modo diretto con i primi test di vendita.

Sii realistico nelle previsioni dei costi

Per il piano di spesa, dovrai fare molta attenzione ad effettuare una stima dei costi del progetto che sia la più corretta possibile.
A tal fine, è meglio scrivere il piano di spesa avendo già ricevuto preventivi di fornitori e consulenti esterni. Per il costo del personale, puoi invece basarti sulle retribuzioni previste dai contratti collettivi nazionali, a seconda del ruolo e dell’inquadramento delle figure che serviranno per il progetto. Spesso alcuni bandi, come Smart & Start o progetti di R&S nazionali, utilizzano addirittura dei costi orari standard, che facilitano il calcolo del budget da dedicare alle risorse interne. È importante quindi anche la coerenza tra le attività previste e la quantità di lavoro necessaria per raggiungere i risultati, espressa come tempo dedicato al progetto, quindi part-time o full-time.
Una sovrastima dei costi in fase di scrittura della domanda potrebbe portare al taglio di alcune spese, se giudicate troppo elevate per il raggiungimento dei risultati promessi. In ogni caso, dopo il sostenimento delle spese, se esse non raggiungono il budget previsto il contributo verrà riconosciuto solo per la parte di costo effettivamente sostenuto.
Anche la sottostima dei costi è molto pericolosa: una volta approvato il progetto, il contributo viene erogato solo fino all’importo massimo dichiarato nel piano di spesa, per cui se la tua impresa deve sostenere costi aggiuntivi rispetto a quelli previsti, l’intera eccedenza rimane a suo carico e non è agevolata dalla stessa percentuale di contribuzione pubblica.

Un contributo a fondo perduto viene erogato per l’importo massimo tra:
la percentuale finanziata delle spese sostenute, e quello approvato in fase di valutazione del progetto.

Esempio

Per spiegare questo elemento, vediamo con un esempio pratico l’impatto che una differenza tra il budget previsto e i costi reali può avere sugli importi attesi come contributo.
La tua impresa decide di partecipare ad un bando che garantisce un contributo a fondo perduto fino al 50% delle spese di progetto.
Facciamo due ipotesi: nella prima, prevedi che il tuo progetto si realizzi con servizi di fornitori esterni per 40.000 euro; mentre i costi del personale interno al lavoro sul progetto vengono quantificati in 60.000 euro.
In teoria, quindi, a fine progetto ti aspetti di ricevere un contributo di 20.000 euro sui servizi e di 30.000 sui costi del personale. Ma se spendi di meno, la percentuale di contributo rimane invariata: nel caso le tue spese fossero minori, il contributo erogato sarà comunque il 50% dei costi sostenuti.
Questa regola non vale nel caso opposto, cioè se spendi più di quanto presentato in fase di domanda: in questo caso l’importo massimo che ti verrà riconosciuto sarà comunque quello parametrato al budget del progetto che hai presentato. Dunque, anche nel caso tu spenda 45.000 euro di servizi e 70.000 di personale, riceverai comunque 20.000 + 30.000 = 50.000 euro di contributo a fondo perduto.

Facciamo un riassunto numerico nella tabella di seguito:

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